INFORMATIVA AI SOCI – TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
SIP – Società Italiana di Psichiatria

La presente informativa è fornita ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e illustra le modalità e le finalità del trattamento dei dati personali effettuato da SIP – Società Italiana di Psichiatria nei confronti dei propri soci.

A. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento dei dati personali è SIP – Società Italiana di Psichiatria, nella persona del Presidente in carica.
Sede legale: Via Brescia, 39, 20063 Cernusco sul Naviglio (MI), Italia
Recapito operativo: More Comunicazione S.r.l, segreteriasip@psichiatria.it

B. Responsabile esterno del trattamento
Ai sensi dell’art. 28 del GDPR è stato nominato quale Responsabile esterno del trattamento il soggetto che cura le attività di Segreteria Operativa e gestione dei dati associativi, More comunicazione S.r.l., con sede legale in Roma, Via Savoia 80, partita IVA 12162711001.
Alla More Comunicazione è stata commissionata la gestione dei dati per conto di SIP, ivi inclusa la gestione del database dei Soci SIP.

C. Tipologie di dati trattati
Sono trattati i dati personali forniti dai soci in occasione dell’iscrizione, del rinnovo dell’adesione o di successive comunicazioni con la Segreteria. In particolare:

1. dati identificativi e di contatto (nome, cognome, CF, e-mail, telefono);
2. dati fiscali e amministrativi necessari per la gestione delle quote associative;
3. informazioni professionali e afferenti alla categoria di iscrizione;
4. eventuali ulteriori dati necessari per l’espletamento delle attività associative.

D. Finalità del trattamento e base giuridica
I dati personali dei soci sono trattati per le seguenti finalità:

1. costituzione e gestione del rapporto associativo e degli adempimenti amministrativi, contabili e fiscali ad esso connessi;
2. invio di comunicazioni istituzionali, invio periodico delle riviste scientifiche, aggiornamenti sulle iniziative scientifiche, eventi, corsi e attività promossi da SIP;
3. adempimento di obblighi di legge o statutari, incluse le attività di rendicontazione, elettorali e assembleari;
4. eventuale comunicazione a organismi scientifici nazionali o internazionali, ove previsto e nei limiti stabiliti dalla normativa vigente;
5. invio di comunicazioni istituzionali con informazioni inerenti iniziative ed attività ritenute di interesse per l’Associato, organizzate da enti e associazioni scientifiche nazionali e internazionali aventi ambiti e finalità analoghe a quelle di SIP.
Sono espressamente escluse attività di marketing.

Il trattamento è necessario per l’esecuzione del rapporto associativo e per l’adempimento degli obblighi previsti dalla normativa applicabile (art. 6.1.b e 6.1.c GDPR).

• Finalità di cui al precedente paragrafo D), punti 1, 2, 3, 4
  Con riferimento alle finalità di cui al precedente paragrafo D), punti 1, 2, 3, 4, il conferimento dei dati personali è obbligatorio e costituisce requisito necessario per la costituzione e la successiva gestione del rapporto associativo; il mancato conferimento – o successive richieste di limitazione e/o oblio – determinano l’impossibilità di proseguire il rapporto associativo dell’Interessato e coinvolgerlo in ogni iniziativa della vita associativa.
• Finalità di cui al precedente paragrafo D), punto 5.
  Con riferimento alla finalità di cui al precedente paragrafo D), punto 5, il conferimento è parimenti obbligatorio e le comunicazioni ritenute di interesse per l’associato non sono da considerarsi newsletter per le quali debba essere richiesto consenso espresso al Socio, fatto salvo quanto espresso al successivo paragrafo G) al punto 4 in materia di cessione del dato personale.

E. Soggetti o categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati e ambito di comunicazione
In relazione alle finalità del trattamento sopra indicate, e nei limiti strettamente pertinenti alle medesime, i dati personali dell‘Interessato potranno essere comunicati in Italia, o comunque nell’Unione Europea, ai seguenti soggetti, ai fini dell’attuazione del rapporto associativo:

1. Amministrazione finanziaria e ad altre pubbliche Autorità, ove imposto dalla legge o su loro richiesta;
2. Istituti di credito per le disposizioni di pagamento della quota sociale e/o altri servizi a pagamento;
3. Società esterne di fornitura servizi e/o supporto di cui SIP si avvale, preposte allo svolgimento di attività connesse, strumentali o conseguenti alla costituzione e successiva prosecuzione del rapporto associativo (ad esempio per assistenza e gestione della vita associativa, per la spedizione dei programmi congressuali, per le attività formative, per i progetti scientifici, per l’invio in abbonamento delle riviste scientifiche, ecc.);
4. Ai consulenti esterni (ad esempio, per la gestione degli adempimenti fiscali);
5. Previo specifico consenso espresso ad enti e associazioni scientifiche nazionali e internazionali aventi ambiti e finalità analoghe a quelle di SIP, per l’invio di informazioni inerenti iniziative ed attività ritenute di interesse per l’Associato.

I soggetti sopra indicati, ai quali i dati personali dell’Interessato saranno o potranno essere comunicati – fatta eccezione per i Soggetti espressamente designati per iscritto Responsabili/Sub-responsabili del Trattamento – tratteranno i dati personali in qualità di Titolari autonomi del trattamento, essendo estranei all’originario trattamento eseguito dall’Associazione.

F. Modalità di trattamento
I dati sono trattati mediante strumenti manuali, elettronici, informatici e telematici con logiche strettamente correlate alle finalità sopra indicate e adottando misure di sicurezza tecniche e organizzative idonee a garantire riservatezza, integrità e disponibilità.

G. Destinatari dei dati
I dati personali potranno essere comunicati a:

1. organi associativi interni (Consiglio Direttivo, Segreteria Nazionale, Incarichi istituzionali SIP, Coordinatori Regionali);
2. enti o soggetti terzi che collaborano con SIP per attività connesse al rapporto associativo (servizi di gestione informatica, invio newsletter, servizi amministrativi);
3. autorità pubbliche o soggetti terzi qualora ciò sia previsto da obblighi di legge;
4. Segreterie organizzative di eventi formativi organizzati dalle Sezioni Regionali
In occasione di eventi scientifici con egida SIP organizzati sul territorio, la verifica della regolarità associativa ai fini dell’applicazione di eventuali quote agevolate avviene senza trasferimento di listati o banche dati contenenti dati personali dei Soci.

La Società adotta, quale regola generale, il principio di minimizzazione del dato, prevedendo che la Segreteria Organizzativa dell’evento non abbia accesso al database nazionale dei Soci.
La verifica dello status associativo dovrà avvenire, in via preferenziale:

• mediante esibizione, da parte del Socio, della documentazione attestante l’iscrizione e la regolarità della quota annuale, rilasciata tramite il Portale Soci SIP www.portalsip.it ;
• ovvero mediante richiesta puntuale alla Segreteria Operativa Nazionale di conferma della posizione associativa del singolo soggetto che abbia dichiarato l’affiliazione a SIP, limitatamente all’informazione “in regola/non in regola”, senza comunicazione di ulteriori dati personali e per finalità legate all’organizzazione dell’evento con egida SIP.

Solo qualora, per specifiche esigenze organizzative debitamente motivate, si rendesse necessario un trattamento diretto di dati personali da parte della Segreteria Organizzativa del singolo evento, quest’ultima potrà operare esclusivamente previa formale nomina quale Responsabile Esterno del trattamento dati ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679, con accesso limitato ai soli dati strettamente necessari e per il tempo indispensabile alla gestione dell’evento.

I dati non saranno diffusi pubblicamente, salvo specifici consensi espressi dal socio.

H. Periodo di conservazione
I dati personali saranno conservati per tutta la durata del rapporto associativo e per i periodi successivi necessari al rispetto degli obblighi di legge o regolamentari, in ogni caso non oltre i 10 anni dalla cessazione del rapporto associativo.

I. Diritti dell’interessato
Ai sensi degli articoli 15 e ss. del GDPR, il socio ha il diritto di ottenere:

1. la conferma dell’esistenza dei propri dati personali e la loro comunicazione in forma intelligibile;
2. l’aggiornamento, la rettifica o l’integrazione dei dati personali inesatti; la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 17 e 18 del Regolamento (UE) 2016/679; nonché il diritto di conoscere i destinatari o le categorie di destinatari cui i dati personali sono stati o saranno comunicati;
3. l’opposizione al trattamento dei propri dati personali nei casi previsti dall’art. 21 del Regolamento (UE) 2016/679;
4. la portabilità dei dati;
5. la revoca del consenso prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca;
6. nonché di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali.
Le richieste relative all’esercizio dei diritti possono essere indirizzate al Titolare o al Responsabile esterno del trattamento ai recapiti indicati al punto A, segreteriasip@psichiatria.it

J. Informazioni ulteriori
Qualora il trattamento dei dati personali sia effettuato per finalità ulteriori rispetto a quelle strettamente connesse al rapporto associativo, ovvero comporti la comunicazione o il trasferimento dei dati a soggetti terzi che agiscano quali autonomi Titolari del trattamento, ne sarà fornita preventiva informativa specifica ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679, con indicazione delle relative finalità, basi giuridiche e modalità di trattamento. Ove richiesto dalla normativa vigente, sarà raccolto il consenso dell’interessato.

Nell’eventualità in cui la SIP ritenga di proporre ai Soci iniziative, programmi o servizi di particolare interesse – quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, adesioni a federazioni scientifiche, abbonamenti o accessi a riviste specialistiche, programmi di membership o partnership istituzionali – che comportino la comunicazione dei dati personali a soggetti terzi quali autonomi Titolari, l’interessato sarà previamente informato mediante aggiornamento della presente informativa o mediante specifica comunicazione, così da consentire l’esercizio consapevole dei propri diritti e, ove necessario, l’espressione di un consenso libero e informato.

Roma, febbraio 2026